A medida que confías más en las soluciones SaaS, la complejidad de las relaciones con los proveedores, la administración de contratos y la supervisión del desempeño de los proveedores puede salirse de control. Administrar varios proveedores de SaaS, controlar los gastos de SaaS y garantizar los acuerdos de nivel de servicio (SLA) es estresante. Los mayores riesgos son el despilfarro de recursos y el gasto excesivo en licencias de software no utilizadas. Eso es abrumador.

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Pero hay una manera de tomar el control. Un sistema de gestión de proveedores de SaaS eficaz puede simplificar todo el proceso de gestión de proveedores, proporcionar una plataforma única para gestionar los contratos de SaaS, optimizar el rendimiento de los proveedores y mantener relaciones sólidas con los proveedores.

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En esta publicación, analizaremos cómo un proceso fluido de administración de proveedores de SaaS mejora la eficiencia operativa, reduce los costos de software y minimiza los riesgos de seguridad. Repasaremos las definiciones, los beneficios, los pasos y las mejores prácticas. Además, abordaremos cómo una agencia de operaciones RevOps B2B agiliza este proceso para que puedas enfocarte en tu negocio.

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¿Qué es la gestión de proveedores de SaaS?

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La administración de proveedores de SaaS es el proceso de administrar y optimizar las relaciones, los contratos y el rendimiento de los proveedores de software como servicio (SaaS) que utiliza una organización. Esto incluye seleccionar e incorporar a los proveedores de SaaS, negociar y gestionar los contratos, supervisar el desempeño de los proveedores en comparación con los indicadores clave de rendimiento (KPIs) y garantizar los acuerdos de nivel de servicio (SLA).

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El objetivo de la administración de proveedores de SaaS es aprovechar al máximo sus inversiones en SaaS, minimizar los riesgos, controlar los costos y mantener relaciones sólidas y productivas con los proveedores.

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Un sistema de administración de proveedores de SaaS incluirá herramientas y procesos para centralizar y simplificar la administración de varios proveedores de SaaS, algunos de los cuales incluirán:

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Soluciones de software

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Esto implica evaluar la gran cantidad de aplicaciones SaaS para ver si se ajustan a las necesidades y objetivos operativos específicos de su empresa. Debe tener en cuenta la escalabilidad del software y su capacidad para respaldar el crecimiento futuro, que es una parte clave de cualquier sistema de administración de proveedores de SaaS.

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Otra parte de este proceso es evaluar la propuesta de valor de cada solución SaaS. Esto implica una evaluación completa del proveedor, teniendo en cuenta factores como la capacidad del software para mejorar la eficiencia operativa, la experiencia del usuario y los beneficios a largo plazo para la organización.

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Investigación de proveedores

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Esto implica realizar una investigación exhaustiva para preseleccionar a los proveedores de SaaS, centrándose en aquellos que pueden ofrecer soluciones de alta calidad que se ajusten a los objetivos de su organización.

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Una buena estrategia de gestión de proveedores también incluye un proceso de selección competitivo para garantizar que solo se elijan los mejores proveedores de SaaS. Esto implica el uso de software de administración de proveedores para recopilar y analizar datos sobre el desempeño de los proveedores, las prácticas de seguridad y los comentarios de los clientes.

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Negociación de contratos

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Esto implica la negociación de acuerdos de nivel de servicio o service-level agreements (SLA) que describen las responsabilidades y los términos del proveedor en relación con los precios, las renovaciones y la rescisión.

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Más allá del costo, la gestión de contratos también implica negociar condiciones en torno a los riesgos de seguridad, la privacidad de los datos y los estándares de la industria. La gestión de los proveedores de software requiere vigilar de cerca estas áreas, ya que pueden tener un gran impacto en la seguridad y la posición legal de su organización.

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Implementación de una nueva herramienta

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La gestión de los proveedores de SaaS durante esta fase implica garantizar que el nuevo software se integre en los sistemas y flujos de trabajo existentes con una interrupción mínima del negocio. La adopción por parte de los usuarios es clave para el éxito de las nuevas herramientas.

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Gestión de las relaciones con los proveedores

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La gestión continua de estas relaciones requiere la comunicación y la colaboración con sus proveedores de SaaS para garantizar que sigan satisfaciendo sus necesidades empresariales. Un enfoque proactivo de la gestión de las relaciones con los proveedores implica revisiones periódicas del desempeño y sesiones de comentarios para mantener los objetivos de la organización alineados con los servicios del proveedor.

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Las relaciones sólidas con los proveedores también significan mejores condiciones contractuales, un mejor soporte y la oportunidad de trabajar en nuevos proyectos.

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Contrato

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La gestión de contratos implica supervisar los términos del contrato, incluidas las fechas clave para las renovaciones y el desempeño de los proveedores en comparación con los acuerdos de nivel de servicio o service-level agreements (SLA). Como parte de una estrategia más amplia de administración de proveedores, estas actividades garantizarán que sus contratos de SaaS sigan ofreciendo precios y condiciones competitivos que se ajusten a las necesidades actuales de su organización.

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¿Por qué centrarse en un proceso estructurado de gestión de proveedores de SaaS?

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La gestión de los proveedores de SaaS es clave para realizar un seguimiento del uso del software de su organización y garantizar que todas las aplicaciones ofrezcan el máximo valor. A medida que su empresa crezca, agregará más software y licencias de usuario. Un sistema de administración de proveedores bien estructurado lo ayudará a controlar los gastos de SaaS, mitigar los riesgos de seguridad y cumplir con las obligaciones contractuales. Una solución de gestión de proveedores de SaaS le proporcionará información sobre:

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• Costos de software: Coste total del software en la nube para gestionar su gasto en SaaS.
• Fechas de finalización de la prueba: Haz un seguimiento de cuándo caducan las pruebas gratuitas para evitar sorpresas.
• Administración de licencias: Licencias pagadas, fechas de renovación y plazos de notificación para evitar tiempos de inactividad.
• Obligaciones contractuales: Los pedidos, contratos y resúmenes de trabajo garantizan que todos estén aprobados y firmados.
• Asignación de licencias: A quién se le han otorgado licencias para optimizar la asignación de recursos.
• Supervisión activa de usuarios: Número de usuarios activos para garantizar el uso del software.
• Material de estantería SaaS: software infrautilizado para reducir el desperdicio y reasignar los recursos.

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Conocer los términos y condiciones de cada proveedor te ayudará a evitar malos contratos. Algunos incluirán cláusulas que son perjudiciales para tu empresa, como las comisiones de incorporación o los cargos ocultos.

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5 pasos para un sistema de gestión de proveedores de SaaS

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1. Contrato e inventario

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Las auditorías son parte de este proceso. Realizar una auditoría exhaustiva le ayudará a identificar cualquier laguna en su cartera de SaaS, licencias de software no utilizadas o fechas de renovación pasadas por alto. Trabajar con el equipo financiero es clave para hacer un seguimiento de cada dólar gastado en soluciones SaaS y sacar el máximo provecho de su inversión.

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Como se mencionó anteriormente, una agencia RevOps B2B puede ayudarte a realizar estas auditorías y a colaborar con tu equipo financiero para optimizar el gasto en SaaS.

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2. Centralización de SaaS

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Una plataforma de administración de SaaS es una herramienta que le permite reunir todos los contratos de los proveedores, los datos de uso y los requisitos de cumplimiento en un solo lugar. Esto simplificará la gestión de varios proveedores de SaaS al ofrecerle una visión única de su oferta de SaaS y reducir la complejidad de los proveedores.

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Con todos los contratos y datos de uso de SaaS en un solo lugar, puedes rastrear y administrar las suscripciones de SaaS, monitorear el desempeño de los proveedores y asegurarse de que tu empresa siga las mejores prácticas de administración de proveedores de SaaS. La centralización también te ayudará a gestionar mejor las relaciones con los proveedores.

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3. Relaciones con los proveedores

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Buenas relaciones con proveedores de SaaS te permitirá obtener mejores precios, mejores niveles de servicio y soporte, y todo eso te permitirá sacar más provecho de tus inversiones en SaaS. Para optimizar estas relaciones, debes mantener una comunicación regular con tus proveedores para asegurarse de que ambas partes estén alineadas y trabajen en pos de los mismos objetivos.

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Además de la comunicación, gestionar activamente las relaciones con los proveedores significa establecer expectativas de rendimiento claras y proporcionar comentarios a sus proveedores. Esto te ayudará a gestionar varios proveedores de SaaS al garantizar que cada proveedor sepa cómo sus servicios afectan a su empresa. El software de administración de proveedores te ayudará a identificar las áreas de mejora y a crear un entorno más colaborativo mediante revisiones y evaluaciones periódicas de los proveedores.

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4. Supervisión del desempeño de los proveedores

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Revisar periódicamente el desempeño de los proveedores comparándolo con los indicadores clave de rendimiento (KPI) garantizará que sus proveedores de SaaS satisfagan las necesidades de su negocio. Esto implica evaluar diferentes aspectos del desempeño de los proveedores, el tiempo de actividad del servicio, la capacidad de respuesta del soporte y el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA).

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El uso de una herramienta de administración de proveedores de SaaS te ayudará a monitorear aún más el desempeño de los proveedores. Estas herramientas le proporcionarán datos y análisis en tiempo real para que puedas realizar un seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo y comparar a los proveedores con los puntos de referencia del sector. Este nivel de conocimiento te ayudará a tomar decisiones informadas sobre las renovaciones de proveedores, las renegociaciones de contratos y los posibles reemplazos de proveedores.

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5. Gestión de riesgos

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Esto significa identificar y mitigar los riesgos en las relaciones con los proveedores de SaaS, la estabilidad financiera, la seguridad de los datos y el cumplimiento de los proveedores. Garantizar que sus proveedores cumplan con los estrictos estándares de seguridad de datos ayudará a proteger a su organización de posibles infracciones y riesgos de seguridad, que son habituales en la administración de SaaS.

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Disponer de planes de contingencia para las fallas de los proveedores también forma parte de la gestión de riesgos. Esto significa contar con proveedores de respaldo, hacer copias de seguridad de los datos críticos con regularidad y tener procesos claros para la transición de los servicios en caso de que un proveedor no pueda cumplir con sus obligaciones. Una plataforma de administración de proveedores ayudará a automatizar las evaluaciones de riesgos y te alertará sobre posibles problemas para que tu organización pueda responder rápidamente a las amenazas emergentes.

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Buenas prácticas de administración de proveedores

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Utiliza las herramientas de gestión de proveedores de SaaS

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Las hojas de cálculo de Excel pueden gestionar algunos proveedores de SaaS, pero rápidamente se volverán inadecuadas para gestionar las relaciones con varios proveedores. Las plataformas de gestión de proveedores de SaaS, como Productiv, automatizarán el seguimiento de los datos clave, los inicios de sesión de los usuarios, la utilización de las licencias y las renovaciones de suscripciones. También identificarán el software no utilizado para que pueda optimizar su presupuesto de SaaS y cumplir con los contratos de los proveedores.

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La supervisión del rendimiento de los proveedores es otra parte clave de una buena gestión de los proveedores de SaaS. Revisa periódicamente si los proveedores cumplen con los niveles de servicio y las expectativas de calidad y crea una relación de colaboración con los proveedores.

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Autoridad de compra

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Crea un comité de compras con representantes de seguridad informática, finanzas, asuntos legales y un patrocinador ejecutivo, si está disponible. Este comité supervisará las grandes compras de SaaS para garantizar que se alineen con los objetivos de la empresa. Crea una política que exija al gerente de proveedores registrar todas las compras nuevas, sin importar el tamaño, para hacer un seguimiento de las fechas de caducidad y el uso.

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Cumplimiento de seguridad

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La seguridad debe ser una prioridad en tu estrategia de administración de proveedores de SaaS. Asegúrate de que tus proveedores cumplan con los estándares de seguridad globales para proteger los datos y la reputación de su empresa. Ten especial cuidado con las cláusulas de responsabilidad e indemnización, las restricciones de privacidad de los datos y la información que comparte con los proveedores para que su software funcione correctamente.

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Estrategia de renovaciones

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Trabaja con el ejecutivo de cuentas de tu proveedor para crear una asociación en la que todos salgan ganando. Su función es mantener tu negocio y garantizar que obtengas valor de sus productos. A menudo discuten sobre descuentos y nuevos acuerdos a medida que se acercan las fechas de renovación de los contratos.

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¿Necesitas asesoramiento experto sobre la gestión de proveedores de SaaS?

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Si bien este artículo es exhaustivo, puede resultarte abrumador a la hora de pensar en una implementación estratégica para tu empresa de tecnología B2B.

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